Assistant.e de Gestion Polyvalent.e

Dans le cadre de notre activité, nous recherchons un.e Assistant.e de Gestion Polyvalent.e à l'aise avec les chiffres, pour le Département RSE et Commerce Equitable d' ECOCERT Environnement, filiale du Groupe ECOCERT.

MISSIONS

Communication / Principal point de contact :

• des Chargés d’affaires et Chargés de développement commercial pour toute requête en lien avec la facturation / le recouvrement (extraction, compte rendu sur les encours) et rappel des bonnes pratiques.
• du département avec le service comptabilité Groupe, notamment lors de la clôture annuelle.
• dans le cadre du projet d’implémentation du système d’information de gestion Groupe (SUN).

Gestion de la facturation :

• Tenue de tableaux de bord mensuels pour la facturation clients, fournisseurs / prestataires extérieurs, interco (actuellement sous Excel)
• Facturation mensuelle et ponctuelle
• Collecte, vérification et centralisation des éléments nécessaires à la facturation, puis ventilation dans le cas où plusieurs entités sont concernées.
• Suivi des encours et vérification du statut des dossiers
• Identification des incohérences ou erreur d’imputation et proposition de corrections au Responsable de Département ou aux managers des opérations.
• Synthèse et transmission des instructions de facturation au service comptabilité
• Envoi des factures aux clients, aux autres bureaux ou départements du Groupe
• Validation des factures fournisseurs et intercos reçues et transmission du BAP une fois validées par le Responsable de Département ou par les managers des opérations.
• Classement dans la GED des informations et échanges liés à la facturation

Gestion du Recouvrement

• Tenue de tableaux de bord mensuels pour le suivi des factures non payées (sous excel)
• Suggestion d’actions de recouvrement aux managers des opérations / Responsables de Département
• Envoi et suivi des relances aux clients ou autres entités du Groupes
• Classement dans la GED des informations et échanges liés au recouvrement

Gestion administrative de contrats

• Assister le Business Unit Manager et le Partnership & Development Manager dans l’élaboration avec le département juridique de contrats clients ou intercompagnies au sein du Groupe
• Suggestion d’actions de recouvrement aux managers des opérations / BUM
• Envoi et suivi des relances aux clients ou autres bureaux

Autres activités

• Mise à jour du site web Fair for Life et For Life pour la Région Europe du Sud, Maghreb et Afrique de l’Ouest
• Participation du suivi et analyse des activités commerciales du Département
• Validation des heures hors mandat concernant le réseau d’auditeurs E. France
• Rédaction et mise en forme de documents de travail (sous word, excel, powerpoint) ponctuellement
• Polyvalence avec les autres membres de l’équipe, pour toujours assurer la continuité du Service